Projektmanagement

Projektmanagement: Nach DIN 69901

die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss  von Projekten“. Im Vordergrund stehen dabei die Planung, die Koordination und die Kontrolle der projektcharakteristischen Merkmale:

• Das Zielvorhaben:
  • Entwickelt sich das Projekt in die richtige Richtung?
  • Stimmen Inhalt, Umfang und Qualität des Projekts?
  • Beispiel: Die Erstellung eines elektronischen Unternehmensnewsletters:
    • Gibt es einen Redaktionsplan? Welche Themen werden behandelt? Sind die Themen relevant für die Zielgruppe? Sind die Inhalte gut recherchiert und sprachlich aufgearbeitet? Ist das Layout ansprechend?

• Der Zeitrahmen:
  • Zeitpläne müssen erstellt werden.
  • Werden die Zeitpläne und Meilensteine eingehalten?
  • Kommt es zu Verzögerungen? Was kann man dagegen tun?
  • Kann das Projekt planmäßig abgeschlossen werden?
  • Beispiel: Ist der Zeitplan bis zum Erscheinungstermin realistisch? Kann der krankheitsbedingte Ausfall eines Teammitglieds aufgefangen werden?

• Die Ressourcen:
  • Reichen die finanziellen Mittel aus? Wo fließen die zur Verfügung stehenden Mittel hin? Muss an bestimmten Stellen eingespart werden?
  • Sind alle benötigten materiellen Mittel vorhanden?
  • Beispiel: Wie hoch sind die Personalkosten? Welche Kosten entstehen bei der Programmierung des Newsletters? Muss ein teures Redaktionssystem eingekauft werden?

• Das Projektteam:
  • Wer soll an dem Projekt arbeiten? Wer übernimmt welche Aufgaben?
  • Gibt es genug Experten im Unternehmen oder sollten externe Fachkräfte für das Projekt eingekauft werden?
  • Gibt es Konflikte im Team?
  • Beispiel: Kann die Marketing-/PR-Abteilung die Redaktion übernehmen? Gibt es einen Programmierer im Haus, der einen E-Newsletter programmieren kann? Oder soll eine Agentur beauftragt werden? 

• Die Projektorganisation:
  • Wie soll das Projekt organisiert werden?
  • Wie kommunizieren die Projektteilnehmer untereinander? Wie werden Aufgaben verteilt und Ergebnisse ausgetauscht?
  • Reichen To-Do-Listen, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten? Oder wird eine Projektmanagementsoftware benötigt?
  • Beispiel: Der Projektleiter entwirft in einem E-Tool für Projekt- und Zeitmanagement den Zeitplan, der die einzelnen To-Dos enthält. Durch das internetbasierte Instrument können sich die Teammitglieder jederzeit über den Projektverlauf informieren und wissen, welche Aufgaben anstehen. In Ergänzung erstellen die einzelnen Teammitglieder eigene To-Do-Listen, in denen die einzelnen Tätigkeiten nach Bedarf weiter aufgeschlüsselt sind.

Die Aufgaben des Projektmanagements liegen meist in der Verantwortung des Projektleiters / Projektmanagers, der im Vorfeld eines Projekts bestimmt wird. Bei größeren und komplexen Vorhaben können die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements zum Teil auch delegiert werden, beispielsweise das Controlling oder das Zeitmanagement. Neben den Planungs- und Koordinationsaufgaben gehört ebenso der Umgang mit unvorhersehbaren Situationen, das sogenannte Risiko- und Krisenmanagement, zu einem guten Projektmanagement.