Glossar

Projektmanagement: Nach DIN 69901

die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss  von Projekten“. Im Vordergrund stehen dabei die Planung, die Koordination und die Kontrolle der projektcharakteristischen Merkmale:

  • Das Zielvorhaben:
    • Entwickelt sich das Projekt in die richtige Richtung?
    • Stimmen Inhalt, Umfang und Qualität des Projekts?
    • Beispiel: Die Erstellung eines elektronischen Unternehmensnewsletters:
      • Gibt es einen Redaktionsplan? Welche Themen werden behandelt? Sind die Themen relevant für die Zielgruppe? Sind die Inhalte gut recherchiert und sprachlich aufgearbeitet? Ist das Layout ansprechend?
  • Der Zeitrahmen:
    • Zeitpläne müssen erstellt werden.
    • Werden die Zeitpläne und Meilensteine eingehalten?
    • Kommt es zu Verzögerungen? Was kann man dagegen tun?
    • Kann das Projekt planmäßig abgeschlossen werden?
    • Beispiel: Ist der Zeitplan bis zum Erscheinungstermin realistisch? Kann der krankheitsbedingte Ausfall eines Teammitglieds aufgefangen werden?
  • Die Ressourcen:
    • Reichen die finanziellen Mittel aus? Wo fließen die zur Verfügung stehenden Mittel hin? Muss an bestimmten Stellen eingespart werden?
    • Sind alle benötigten materiellen Mittel vorhanden?
    • Beispiel: Wie hoch sind die Personalkosten? Welche Kosten entstehen bei der Programmierung des Newsletters? Muss ein teures Redaktionssystem eingekauft werden?
  • Das Projektteam:
    • Wer soll an dem Projekt arbeiten? Wer übernimmt welche Aufgaben?
    • Gibt es genug Experten im Unternehmen oder sollten externe Fachkräfte für das Projekt eingekauft werden?
    • Gibt es Konflikte im Team?
    • Beispiel: Kann die Marketing-/PR-Abteilung die Redaktion übernehmen? Gibt es einen Programmierer im Haus, der einen E-Newsletter programmieren kann? Oder soll eine Agentur beauftragt werden? 
  • Die Projektorganisation:
    • Wie soll das Projekt organisiert werden?
    • Wie kommunizieren die Projektteilnehmer untereinander? Wie werden Aufgaben verteilt und Ergebnisse ausgetauscht?
    • Reichen To-Do-Listen, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten? Oder wird eine Projektmanagementsoftware benötigt?
    • Beispiel: Der Projektleiter entwirft in einem E-Tool für Projekt- und Zeitmanagement den Zeitplan, der die einzelnen To-Dos enthält. Durch das internetbasierte Instrument können sich die Teammitglieder jederzeit über den Projektverlauf informieren und wissen, welche Aufgaben anstehen. In Ergänzung erstellen die einzelnen Teammitglieder eigene To-Do-Listen, in denen die einzelnen Tätigkeiten nach Bedarf weiter aufgeschlüsselt sind.

Die Aufgaben des Projektmanagements liegen meist in der Verantwortung des Projektleiters / Projektmanagers, der im Vorfeld eines Projekts bestimmt wird. Bei größeren und komplexen Vorhaben können die verschiedenen Bereiche des Projektmanagements zum Teil auch delegiert werden, beispielsweise das Controlling oder das Zeitmanagement. Neben den Planungs- und Koordinationsaufgaben gehört ebenso der Umgang mit unvorhersehbaren Situationen, das sogenannte Risiko- und Krisenmanagement, zu einem guten Projektmanagement.

 

Projekt: Ein einmaliges zielgerichtetes Vorhaben

Gemäß des Deutschen Instituts für Normung e.V. (DIN 69901) „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“. Auch wenn es Überschneidungen zu anderen, ggf. bereits abgeschlossenen Projekten gibt, unterscheiden sich Projekte in mindestens einem der folgenden charakteristischen Merkmale:

  • Die Zielvorgabe:
    • Was ist Sinn und Zweck des Vorhabens? Was soll erreicht werden?
    • Beispiel: Die Neugestaltung (Relaunch) einer Unternehmenswebsite
  • Ein definierter Zeitrahmen:
    • gegliedert in Projektbeginn, Projektende und je nach Größe und Komplexität des Vorhabens in ein bis mehrere Milestones
    • Beispiel: Beginn: September 2012 – Konzeption neue Website, Ende: März 2013 – Veröffentlichung (Launch) der neuen Website, Milestones: Fertigstellung Konzeption neue Website, Fertigstellung Programmierung und Redaktion der Inhalte, Einstellen der Inhalte ins Content Management System
  • Festgelegte Ressourcen:
    • finanzielles Budget
    • weitere materielle Ressourcen
    • Beispiel: 5.000 Euro, Computer mit entsprechend notwendigen Programmen, EDV-Infrastruktur
  • Der Projektleiter / Projektmanager:
    • Im Vorfeld eingesetzte Führungskraft, zuständig für die operative Planung und Steuerung des Projekts
    • Beispiel: Leiter der Abteilung Marketing / Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder extern eingesetzter Projektleiter
  • Das Projektteam:
    • Eine speziell für dieses Vorhaben zusammengesetzte Gruppe an Fachkräften, je nach Projektumfang, aus verschiedenen Fachbereichen
    • Beispiel: Programmierer, Grafiker, Redakteure, Fachkräfte bspw. aus den Bereichen Vertrieb und Marketing, um neue Inhalte beizusteuern oder fachlich abzustimmen
  • Die Projektorganisation:
    • Eine auf das jeweilige Vorhaben abgestimmte Struktur von Hierarchien und Arbeitsvorgängen und -abläufen
    • Beispiel: Klärung von Zuständigkeiten, Abstimmung von Arbeitsprozessen (Wer macht wann was?)

Durch die neuen Aspekte, die jedes Projekt beinhaltet, bringt jedes Vorhaben neue Risiken und Chancen mit sich. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, muss jedes Projekt von Grund auf neu geplant werden.  Das Projektmanagement übernimmt hier eine zentrale Position.